Red Nacional de Archivos Judiciales
Elaboración de instrumentos de control con base a lo que establece la Ley General de Archivos: Catálogo de Disposición Documental y Cuadro General de Clasificación del Poder Judicial del Estado de México.
Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado de México
Temática: Modelos de Gestión Documental
Estatus: Consolidada
Palabras Clave: instrumentos de control, cuadro de clasificación, catálogo de disposición docuemntal, mgd
Plantilla de información: elaboracion_de_instrumentos_de_control.pdf
Introducción: Una adecuada gestión documental es muestra de una buena salud de los Archivos en cualquier institución, porque, a partir de ésta podemos asegurar que la documentación que se genera como resultado de su actividad, podrá transitar por las diferentes etapas que implica su ciclo vital, garantizando la fiabilidad, autenticidad, integridad y uso de los documentos, sumando con esto, no solo a la operación del día a día, sino también, a los procesos de transparencia, rendición de cuentas y memoria institucional.
En ese sentido, con el cambio de administración de la Coordinación de Archivos del PJEdomex, en 2020, y conociendo las obligaciones que mandata la legislación en materia de archivos, además del interés por conocer el nivel de avance que se tenía en la consolidación de un SIA, se realizó un diagnóstico en el que se identificaron serias deficiencias en cuanto a la gestión documental, ya que, no existía uniformidad en los criterios de organización de expedientes en los Órganos Jurisdiccionales (OJs), ni en las Unidades
Administrativas (UAs) del PJEdomex, mucho menos se contaba con instrumentos de control que permitieran organizar los expedientes bajo principios archivísticos.
Ante dicha situación, la Coordinación de Archivos con la Subdirección de Normatividad y Asesoría Archivística, comenzó planteando como prioridad la elaboración del Cuadro de Clasificación Documental y el Catálogo de Disposición Documental, sin imaginar que esta tarea implicaría algo más que realizar una revisión de la estructura orgánica de la Institución y su Manual de Organización.
La experiencia y conocimientos adquiridos a lo largo del tiempo, fueron transformando el trabajo en un proyecto de mediano plazo, en el que se tuvo que analizar el marco legal que implicaba no sólo la actividad archivística, sino también, la legislación que regulaba las funciones del Poder Judicial; la revisión de normativa nacional e internacional relativa a la gestión documental, identificación de valores legales; amplio conocimiento de las áreas sustantivas y administrativas (funciones, estructura, procesos, etcétera), así como un acercamiento y comunicación permanentes; la capacitación continua de las áreas implicadas, sobre principios básicos de la archivística y del personal de la Subdirección de Normatividad en cuanto a la creación de los instrumentos de control y consulta; sensibilización de las autoridades para promover y apoyar este ejercicio, y la voluntad y compromiso de todos los actores, para avanzar y consolidar la creación y aplicación de los instrumentos de control archivísticos.
Este ejercicio, no se trató de un simple esfuerzo por cumplir con una obligación de Ley, sino de un proyecto que permitió abordar desde un enfoque integral y multidisciplinario, la elaboración de herramientas que no sólo reflejan la organización y actividad del PJEdomex, sino también, la revisión y actualización de procesos y/o procedimientos que ya no se encontraban en uso, no se tenían registrados o que se habían transformado; además de la conciencia e interés que generó entre las áreas para involucrarse en la definición de criterios sobre la organización de la documentación que producen y su posterior valoración, y cómo ésta resulta indispensable como evidencia del desempeño de su labor.