Red Nacional de Archivos Judiciales
Automatización de la gestión documental
Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado de México
Temática: Infraestructura
Estatus: En desarrollo
Palabras Clave: sgd, infraestructura, estantería, software.
Plantilla de información: automatizacion_de_la_gestion_documental.pdf
Introducción: Para la Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado de México, la ineficiencia de un sistema existente para la administración de expedientes, exacerbada por las necesidades específicas de los órganos jurisdiccionales, ha emergido como un desafío crítico que demanda una intervención estratégica.
Esta problemática se ha manifestado en una explosión documental, donde la documentación activa, inactiva, prescrita o en trámite, se acumula sin un sistema de gestión documental coherente. La situación se acentúa en los tres archivos de concentración localizados en Toluca, Texcoco y Tlalnepantla, los cuales, junto con la insuficiencia de espacio en los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales, se han convertido en depósitos de documentos en trámite. Esta falta de orden y clasificación adecuada presenta desafíos considerables en la gestión y depuración de expedientes, afectando la eficacia y eficiencia del sistema actual.
Ante esta realidad, la Coordinación de Archivos, ha llevado a cabo un diagnóstico exhaustivo para identificar las deficiencias y proponer soluciones. Este análisis detallado ha revelado la imperiosa necesidad de replantear la gestión documental y, como respuesta a ello, se propone la implementación de una estantería móvil electrónica con un software especializado, el cual no solo apunta a optimizar el espacio en los archivos de Concentración, sino que también busca mejorar los procesos temporales asociados a la manipulación de documentos.
En el proceso de implementación del nuevo sistema para la gestión documental, resulta esencial resaltar que esta transición no representa un reinicio total, la decisión estratégica contempla la utilización de registros generados en los últimos cuatro años por el sistema actual: Sistema Integral Administrativo, desarrollado por la Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico del PJEdomex. Este enfoque busca fusionar la experiencia acumulada con la innovación propuesta, permitiendo así una transición fluida y eficiente hacia un modelo más avanzado de gestión documental.
La integración de la estantería móvil electrónica con el software especializado no sólo optimizará el espacio y los procesos temporales asociados a la manipulación de documentos, sino que también impulsará una gestión más ágil y precisa de expedientes. La modernización y unificación de los procesos documentales no solo mejoran la eficiencia operativa actual, sino que también posicionan al Poder Judicial del Estado de México como un referente en la gestión documental avanzada y sostenible.