Temática: Modelo de Gestión Documental

Estatus: Consolidada

Palabras Clave: preservación, gestión, documental, MGD

Plantilla de información:

preservacion_en_el_archivo_del_artico.pdf

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Introducción: Para el PJEdomex, el valor de su acervo documental histórico es sumamente importante como evidencia de los procesos de impartición de justicia en el estado, así como la defensa de los derechos de la ciudadanía a lo largo de 198 años de existencia. Esta memoria histórica, soportada en documentos que datan desde 1583 hasta nuestros días, da cuenta de la evolución que ha tenido el sistema de justicia en la entidad y también de la historia del propio Estado de México.

En el marco de la celebración del 198 aniversario de la creación del PJEdomex (28 de marzo de 1825), la Institución decidió resguardar y conservar sus documentos fundacionales, así como una muestra de aquellos que resultaban trascendentes para la identificación de su desarrollo histórico, siendo éstos, patrimonio invaluable del estado de México, de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; además de transmitir y heredar información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de una comunidad. Reconociendo la importancia de su acervo documental histórico y con sustento en la Ley General de Archivos donde se señala que los documentos históricos “…se preservan permanentemente porque poseen valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del país además de ser fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local” (LGA: 2023), el PJEdomex decidió conmemorar la ocasión con una actividad que resultara de relevancia no sólo para el propio Archivo, sino para toda la Institución y la entidad, determinando trabajar en un modelo de preservación a largo plazo de la documentación, considerada un tesoro documental histórico, para el cual se debían aplicar los principios del modelo de referencia Open Archival Information System, por sus siglas en inglés OAIS, además de aplicar un criterio de geo replicación con fines de seguridad para garantizar su recuperación en caso de pérdida o siniestro de los originales.

En un inicio, se analizó la posibilidad de trabajar en la digitalización de la documentación, para posteriormente fijarla en un soporte que permitiera su recuperación en un largo plazo. Además, se pensó en su depósito y resguardo en una especie de cápsula que le mantuviera protegida por muchos años, para que pudiera recuperarse por futuras generaciones, algo así como una cápsula de tiempo.

Esta idea fue evolucionando conforme se iban analizando las posibilidades del material en el que podría resguardarse, el cual debía ser resistente al paso del tiempo, pero que también permitiera, de forma eficiente y sencilla, el acceso a la información, aun cuando hubieran pasado varios años de su fijación.

Después de analizar varias posibilidades, incluyendo su resguardo en unidades de almacenamiento portátil, se determinó optar por una película de acetato que permite fijar información digital de manera permanente, incluyendo la posibilidad de grabar el archivo en un código binario y la imagen del documento, que puede identificarse a “golpe de vista”, cumpliendo con uno de los elementos que propone el Modelo OAIS.

La identificación de este soporte, también llevó a dar solución al siguiente propósito, resguardar dicho material en una especie de cápsula del tiempo que lo hiciera accesible para futuras generaciones, y no necesariamente en una cápsula de tiempo tradicional, sino a través de un repositorio que podrá alojarlo y resguardarlo a través del tiempo durante unos 500 años más. Este repositorio es el Archivo Mundial del Ártico que opera desde 2017 en el archipiélago de Svalbard, Noruega.

Tras una serie de acciones que se debieron ejecutar para llevar a buen término este proyecto, finalmente el 29 de junio de 2023, fue depositado el primer rollo con 492 expedientes compuesto por 18,309 imágenes que abarcan el período de 1583 a 1994 de la historia y desarrollo de la justicia en el estado de México.

Si bien es cierto que, el proyecto se antoja vistoso y presuntuoso, lo cierto es que los trabajos, esfuerzos y recursos que implicó, no resultaron una tarea sencilla para la Coordinación de Archivos, la cual no hubiera podido alcanzar el objetivo, sin la visión, liderazgo e impulso del magistrado Dr, Ricardo Sodi Cuellar, presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura, así como el trabajo del personal de la Coordinación de Archivos y de la Subdirección del Archivo Histórico, principalmente.