Temática: Modelos de Gestión Documental

Estatus: En desarrollo

Palabras Clave: organización, archivos, archivos de trámite, gestión documental, mgd

Plantilla de información:

organizacion_de_fondos_acumulados_en_los_archivos_de_tramite_administrativos_del_pjem.pdf

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Introducción: La construcción del nuevo edificio de la Coordinación de Archivos del PJEdomex implicó el traslado de la documentación resguardada en el espacio donde se realizaría la obra. No obstante, esta documentación no se encontraba debidamente identificada ni organizada, ya que se había recibido de manera informal por parte de las Unidades Administrativas y Órganos Jurisdiccionales, sin una relación que permitiera identificar su contenido y procedencia.

Esta situación obligó a la Coordinación de Archivos a buscar una solución para registrar la documentación al menos de manera básica durante el traslado, con el fin de determinar su destino final en el futuro.

La tarea no fue sencilla, ya que el tiempo para la identificación era limitado y los expedientes se encontraban mezclados sin orden lógico, lo que dificultó su búsqueda y acceso. En definitiva, la transferencia de la documentación al Archivo de Concentración no siguió un procedimiento adecuado.

Para solucionarlo, se decidió realizar un inventario básico de la documentación, registrando en un listado el área productora y el año de creación de cada expediente.

Si bien este trabajo parecía sencillo, en realidad resultó complejo debido a la gran cantidad de expedientes y la falta de tiempo. No obstante, esta solución permitió identificar la documentación de manera general y dar el primer paso para su registro y posterior valoración, con el fin de determinar su destino final (conservación o baja definitiva).

Este caso ilustra la importancia de aplicar un tratamiento archivístico adecuado a la documentación que produce la institución, no solo para su uso inmediato, sino para su gestión durante todo su ciclo vital. De esta manera, se evita la transferencia de documentación innecesaria o la pérdida de acceso a información con valor histórico.

Asimismo, se evidencia la necesidad de fortalecer el conocimiento sobre el proceso de gestión documental, el cual se encuentra regulado por la legislación archivística nacional y estatal. Este conocimiento es fundamental para el tratamiento adecuado de la documentación y la preservación del patrimonio documental de la institución.