Temática: Modelos de Gestión Documental

Estatus: Consolidada

Palabras Clave: grupo interdisciplinario, integración, gestión documental, mgd

Plantilla de información: integracion_y_operacion_del_grupo_interdisciplinario.pdf

---

Introducción: Para la Coordinación de Archivos del PJEdomex, la creación del Grupo Interdisciplinario (GI) representó un importante esfuerzo, debido a que trabajó en la sensibilización de la Alta Dirección sobre el cumplimiento de las obligaciones que establece la Ley General de Archivos (LGA) y en la definición de la estrategia que estableció las acciones que deberían implementarse para dar cabal cumplimiento a su creación y funcionamiento. No sin antes entender que esta tarea no sólo podía atenderse a partir de especificaciones legales, sino también del compromiso y participación de las partes integrantes.

Es importante señalar que, la instalación del GI marcó un episodio importante para la gestión documental en la Institución, porque, junto con la creación del Sistema Institucional de Archivos (SIA), sentó las bases y dio los primeros pasos para regular y normar la actividad archivística en el PJEdomex que, hasta ese momento se daba de manera desarticulada y sin directrices claras que garantizaran el ciclo vital de la documentación.

Si bien es cierto que la LGA establece de manera clara la integración y funciones del GI, también es cierto que se debieron considerar aspectos adicionales que permitieran trabajar en un corto plazo su creación y puesta en marcha. Tal fue el compromiso de la Alta autoridad, el impulso de la Coordinación de Archivos y del equipo de trabajo que, de forma inmediata se logró integrar un grupo amplio y fortalecido, en el que se incluyó la participación y representación directa de visitadores en materia civil, familiar, mercantil y labor, en representación de los jueces y juezas, y muy en especial la incorporación de magistradas y magistrados especializados en materia civil, familiar, mercantil y penal, con lo que se logró una participación amplia y una amplia representatividad en los procesos de valoración documental de las áreas productoras.

Después de la publicación del “Acuerdo del Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de México de treinta y uno de agosto de dos mil veinte, por el que se crea el Grupo Interdisciplinario del Poder Judicial del Estado de México, encargado de coadyuvar en la valoración documental”, la primera sesión ordinaria del GI se realizó en el mes de noviembre de 2022, en la que se discutieron y aprobaron las “Reglas de operación del Grupo Interdisciplinario del Poder Judicial del Estado de México” así como el “Plan de trabajo” y calendario de sesiones para 2023.

Además, durante 2023, el trabajo del GI se centró en el análisis y validación de fichas técnicas de valoración de las unidades administrativas, lo cual implicó la capacitación de sus integrantes y celebración de sesiones para la revisión y aprobación de las mismas. El resultado de este trabajo, favoreció de manera significativa la elaboración de los instrumentos de control archivísticos, dotando al proceso de gestión documental, dos de los instrumentos archivísticos más significativos para cualquier organización.

Es importante destacar que, desde su instalación, el GI ha desempeñado un papel colaborativo en el análisis y aprobación de los instrumentos de control archivísticos, así como un asesor que acompaña las decisiones que se toman en cuanto a la valoración, conservación, disposición y destino final de la documentación en el PJEdomex.