Temática: Modelos de Gestión Documental, Marco Normativo

Estatus: En desarrollo

Palabras Clave: sia, sistema, institucional, archivos, gestión documental

Plantilla de información: institucionalizacion_del_sistema_institucional_de_archivos.pdf

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Introducción: La implementación de la LGA (hasta ese momento aún no se emitía la ley estatal en la materia), implicó para el Poder Judicial del Estado de México (PJEdomex) la comprensión de que, como primer paso, se debía institucionalización del Sistema Institucional de Archivos (SIA), para conseguir una gestión integral de la documentación emanada del cumplimiento de sus atribuciones y, por ende, asegurar su ciclo vital.

Es importante destacar que ya se contaba con una estructura base que involucra archivos de oficina, archivos de concentración regionales y un archivo histórico, aunque la articulación de estos componentes no se había dado de manera institucional y mucho menos, normada en cuanto a funciones y obligaciones.

Reconociendo la importancia de esto, la Coordinación de Archivos, con apoyo de la Alta Dirección, formalizaron y establecieron el SIA, a través de la Circular No. 50/2020, documento normativo emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de México, que dio inicio a su operatividad y permitió abordar problemáticas como el desconocimiento institucional sobre las normas y atribuciones archivísticas, así como la alta rotación de personal en archivos de trámite, principalmente, debido a que no se consideraba a los Archivos unidades esenciales en la toma de decisiones, temas de transparencia y rendición de cuentas, por citar solo algunos.

Para consolidar la estructura del SIA, resultó fundamental considerar la participación de todas las áreas productoras, identificando sus archivos de trámite y su vínculo con las unidades de correspondencia y con los archivos de Concentración e Histórico. Todo esto, teniendo como principio básico, garantizar el ciclo vital de la documentación generada en toda la Institución, y por consiguiente, propiciar y vigilar su gestión integral, así como la correcta administración de los archivos en todo el PJEdomex. Tal ha sido el compromiso de la institución para consolidar el SIA, que, una vez emitida la Circular No. 050/2020, la Secretaría General de Acuerdos comenzó la emisión y envío de oficios a los titulares de los OJs y UAs, para que designaran a sus respectivos responsables de los archivos de trámite. Con esto, se reafirmó el reconocimiento de los archivos de trámite como áreas operativas esenciales en la gestión documental institucional, pretendiendo frenar la rotación de personal.

Asimismo, se ha logrado el reconocimiento de la figura de la Coordinación de Archivos, como la entidad rectora en materia de archivos la Institución, además de reconocer la trascendencia de las unidades de Archivo de Concentración, en los procesos de resguardo de información que se encuentra en tránsito hacia una etapa semiactiva, y por consiguiente, del valor del Archivo Histórico en la construcción de la memoria institucional.

El proceso de institucionalización del SIA en el PJEdomex, no sólo ha permitido reconocer cada área que lo integra y su compromiso para promover una adecuada gestión documental y adoptar una cultura archivística, sino también, detonar la adopción de otra buena práctica que implica la profesionalización de la actividad archivística, con la que no sólo se pretende garantizar la permanencia y continuidad del personal encargado de la actividad, sino además, contar con profesionales que atiendan y garanticen la operación del SIA de manera ininterrumpida sin importar los cambios que pudieran darse en la administración de la Institución.