Temática: Modelos de Gestión Documental

Estatus: Consolidada

Palabras Clave: instrumentos de control, archivística, gestión documental, mgd

Plantilla de información: control_de_solicitudes_de_devolucion_de_expedientes.pdf

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Introducción: El Archivo de Concentración del Poder Judicial resguarda aquella documentación que se encuentra en un estado inactivo o bien, que por falta de espacio en los OJs y UAs, transfieren a los archivos de Concentración para su resguardo en etapa activa. Esta documentación es requerida a través de una “solicitud de devolución”, donde los productores, requieren un expediente, que de acuerdo a sus necesidades y funciones, se ocupará para dar continuidad a un proceso o asunto.

En 2020, se llevó a cabo un cambio de administración, nombrando un nuevo titular de la Coordinación de Archivos en la Institución. Con este cambio, se implementó un diagnóstico para conocer la situación que guardaba la actividad archivística dentro del PJEdomex. Los resultados del diagnóstico permitieron identificar, entre otras cosas, que, el Archivo de Concentración carecía de mecanismos de control, muy en especial, para algo tan básico pero necesario, como lo son las solicitudes de devolución de expedientes por parte de los OJs y UAs, las cuales no seguían un adecuado control que diera cuenta de su entrada y atención.

Así es como surge la necesidad de contar con un mecanismo o instrumento de control que permitiera eficientar el registro de las solicitudes recibidas, así como su turno para la búsqueda del expediente y finalmente, realizar la entrega del mismo al solicitante.

Como un primer paso, se integró un equipo de trabajo con el personal encargado de los archivos de concentración de Texcoco, Tlalnepantla y Toluca, quienes trabajaron en el diseño inicial de una base de datos con la información indispensable para el registro de las solicitudes de devolución. Este equipo aportó ideas sobre la información que debía contener el formato y se comprometió a implementar y promover el uso del instrumento en sus unidades. Los pasos que siguieron consistieron en el mejoramiento del instrumento para atender las necesidades que se iban identificando en la marcha y las acciones que se debían implementar para que el personal la adoptara de forma permanente.

A tres años de la implementación del instrumento, el Archivo de Concentración ha notado cambios significativos en cuanto al control y atención de las solicitudes de devolución de expedientes, mejorando los tiempos de respuesta y el rastreo de expedientes, es decir, se conoce de forma precisa su trazabilidad. Además, debemos destacar que, si bien es cierto que el instrumento buscaba mejorar un procedimiento dentro del área, también trajo beneficios a las áreas involucradas, porque tanto los OJs y UAs reciben una respuesta más ágil a su solicitud, lo que favorece los procesos de impartición de justicia y, por ende, la atención a los usuarios de justicia.

Lo más significativo y trascendente de esta experiencia para la Institución, es el aprendizaje que se obtuvo sobre el papel que juegan la creatividad y compromiso en los equipos de trabajo, porque se tengan o no recursos económicos para atender necesidades que se detectan en el desempeño de sus funciones, estos dos elementos resultan trascendentes para implementar soluciones que ayuden a alcanzar los objetivos.