En 2008 se preparaba un mantenimiento de rutina en una de las bodegas de Universal en donde guardaban más de 500,000 grabaciones sonoras originales que datan desde 1940 y que horas después de dicha actividad fueron consumidas por un incendio de grandes magnitudes que fue prácticamente incontrolable, hasta que este patrimonio se redujo en cenizas. La pérdida de este patrimonio no solo radica en una colección de medio millón de grabaciones, si se quiere ver así, de acuerdo con el New York Times Magazine en su artículo “The day music burn” del 11 de junio de 2019, se quemaron grabaciones originales multipista, mejor conocidas como masters de más de ochocientos artistas.

Algunos de estos corresponden a álbumes que todos conocemos y que ya han sido del dominio público de grandes bandas como  AC/DC, ‘Back in Black’, Black Sabbath, ‘Paranoid’, Iron Maiden, ‘The Number of the Beast’ entre otros.

Desde 2008 se ha tratado de cuantificar las pérdidas tanto para los artistas como para Universal y se tiene una estimación cercana a los 5000 millones de dólares, pero debido a las cuestiones de confidencialidad, todos los involucrados en el incidente nunca han aclarado la magnitud del mismo. 

 Además de las pérdidas económicas, no menos importantes, se encuentran las culturales y patrimoniales. Muchos artistas han manifestado que tenían depositado material inédito en estos soportes, de los cuales solo existía una copia en estas instalaciones y que de acuerdo al mismo artículo de New York Times Magazine, mucho material se encontraba fuera de la bóveda en procesos de remasterización para nuevas reediciones y un sin fin de proyectos que corrían en paralelo. Lamentablemente para el otro gran cúmulo de materiales se ha admitido que eran copias únicas, sin ningún respaldo fuera de esa locación. 

También ha resaltado durante la investigación que no existe una certeza real de todo lo que estaba guardado en el lugar y por declaraciones de los propios empleados muchos años se tomó a la ligera el realizar los inventarios pertinentes para conocer exactamente la cantidad de patrimonio que allí tenían. Es importante resaltar este punto porque las propias aseguradoras no pueden definir hasta qué cantidad pueden cubrir en el pago de las pólizas, dado que no se tiene certeza de todo lo que se perdió.

La preservación digital es un problema más allá del almacenamiento.

La historia de la compañía Iron Mountain es algo singular surge en los años 50’s en el lecho de la guerra fría cuando la mayor preocupación era conservar los documentos seguros en caso de que se gestara un ataque nuclear entre la Unión Soviética y los Estados Unidos, y tiempo después este tipo de empresas han sido utilizadas para guardar de manera exitosa documentos y objetos de archivo con gran valor para las organizaciones, de hecho, cuando uno entrega sus activos a Iron Mountain los identifica con un código de barras con el cual perfectamente se pueden localizar de manera expedita en sus bóvedas, para cuando se soliciten de regreso puedan ser fácilmente recuperados y accesibles.

Pero, ¿en qué radica el éxito de estar a salvo o no de un incidente como el que le ocurrió a Universal Music Group?

Bueno, desde el punto de vista de las ciencias de la información, no solo es importante tener a salvo los activos de las organizaciones en un lugar seguro de robos, fenómenos naturales, incendios o guerras  por ejemplificar algunos, lo más importante es saber qué se tiene guardado mediante los instrumentos de clasificación que nos permita asociar esos códigos de barras con información que nos ayude a conocer esos objetos a más detalle, por ejemplo: saber cuál es su condición, en qué tipo de soporte se encuentran, tiempo de vida promedio, procesos de migración a los que se han sometido, existencia de otras copias, entre otros datos.

La fragilidad de los soportes que utilizamos para almacenar la información que generamos todos los días, pasa inadvertida para muchos de nosotros y creemos que el simple hecho de mantener nuestros discos duros o sistemas de almacenamiento en lugares donde los protejamos de su extracción, es suficiente. Es cierto que lugares como Iron Mountain ofrecen excelentes condiciones para la conservación de papel y otros soportes, pero el cuidado físico del soporte no es lo único necesario, cuando hablamos de medios digitales y de los early electronics, como son el caso de las grabaciones que se perdieron en este incidente, es preciso utilizar estrategias de preservación digital que nos permitan conservar nuestros datos e información a un valor presente y minimizar el riesgo de pérdidas e incluso reducir el costo de los seguros que ocupamos para respaldar el valor comercial de estos activos, y aún más, tener catálogos actualizados y evidencia clara de la existencia de los activos para poder hacer efectivas las pólizas.

En PETRA somos especialistas en ciencias de la información y de la computación con lo que podemos ser un gran aliado desde guiar en cómo catalogar la información para su almacenamiento hasta las estrategias de preservación digital para no solo para asegurar la existencia de la misma, sino para garantizar su reutilización con los niveles de calidad que se cuidaron desde su origen.

¿Tú que haces para proteger tu información? ¿Tienes alguna estrategia de preservación digital para su custodia y reutilización?